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標準檔案管理辦法

發布時間:2023-02-07|欄目: 政策法規 |瀏覽次數:

2019年11月11日 自然資源部

 

第一條  為了加強標準檔案管理,充分發揮檔案的作用,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定,制定本辦法。

    第二條  標準檔案系指在制定、修訂標準過程中,直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。

    標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

    第三條  標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度,達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術,實現標準檔案管理的現代化。

    第四條  標準檔案按保管期限,分為永久的和長期的兩種。

    下列文件材料需要永久保管:

    (一)上級下達任務的文件;

    (二)標準報批稿;

    (三)標準編制說明及其附件;

    (四)意見匯總處理表;

    (五)標準審查會議紀要或函審結論;

    (六)標準報批公文;

    (七)標準申報單;

    (八)標準發布本;

    (九)標準正式出版本;

    (十)標準修改通知單及其附件;

    (十一)標準作廢通知單。

    下列文件材料需要長期保管:

    (一)論證報告;

    (二)調研報告;

    (三)試驗驗證報告;

    (四)標準征求意見稿(最后一稿);

    (五)標準送審稿;

    (六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文,主要參考資料(只歸難得的,一般的只列目錄和出處);

    (七)標樣。

    第五條  永久保管的,按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的,應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案,繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的,按保管到期的規定處理。

    第六條  國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案,分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。

    國務院行業標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業標準檔案。

    省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

    企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。

    第七條  本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員,具體負責標準檔案管理工作。其職責:

    (一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;

    (二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;

    (三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀;

    (四)監督檢查標準檔案的修改、補充和復制;

    (五)按檔案行政管理部門的要求,辦理永久的標準檔案的移交手續;

    (六)認真執行檔案管理制度。

    第八條  標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理,向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。

    第九條  標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位,在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料,交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。

    第十條  標準檔案的文件材料,除標準正式文本外,在標準審批、發布后三個月內,由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后,及時補充歸檔。

    第十一條  標準檔案的文件材料,由審批部門或單位的主辦人員負責整理,標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

    標準文件材料歸檔時,標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的,由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。

    第十二條  標準更改或廢止后,由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。

    第十三條  標準文件材料的立卷、歸檔,按“GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求”執行,并應當符合下列要求:

    (一)各類標準文件材料一般歸檔一份,使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。

    (二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。

    (三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。

    (四)標準文件材料的幅面大于A4(210×297mm)的,按A4幅面折疊;小于A4的,粘貼在A4幅面的紙上,并留出裝訂線。

    第十四條  保管標準檔案,應當有檔案柜和庫房,并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

    第十五條  保管標準檔案,要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次,如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。

    第十六條  管理標準檔案的機構,應當建立健全標準檔案借閱制度。

    標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時,應當經主管領導批準,并限期歸還。

    第十七條  任何個人不得將標準檔案占為私有,凡損壞、隱匿、丟失或泄密的,應當追究有關人員的責任。

    第十八條  對標準檔案的保存價值,應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。

    對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案,應當編造清冊,經主管領導簽字后銷毀,并注明銷毀時間和處所,由監銷人員簽字后,將清冊歸檔。

    第十九條  對標準檔案工作做出顯著成績的人員,應當給予獎勵,按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。

    違反有關檔案管理規定,給標準檔案工作造成損失的,按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

    第二十條  本辦法由國家技術監督局負責解釋。

         第二十一條  本辦法自發布之日起施行。


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